Elaboración de Presupuestos, Control y Reporting

Herramienta que tiene como objetivo facilitar la elaboración de presupuestos de gastos por cuentas, grupos de codificación interna, centros de costes y centros de responsabilidad, y facilitar el control y reporting de gastos reales clasificados con la misma estructura que el presupuesto.

Herramienta diseñada con la finalidad de importar datos de un ERP, programa de gestión o de contabilidad y adaptarse a cualquier tipo de empresa.

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Creando un módulo de Control de Gestión en Excel

Siguiendo la línea del post anterior, los sistemas de costes no están regulados por una norma, por lo que es difícil encontrar un software de serie que se adapte a las necesidades de la empresa, es el sistema el que tiene que adaptarse a los objetivos de la empresa, por tanto hay que aprovechar todos los medios de información disponibles.
El Controller es el primero que tiene que dar ejemplo en optimización y eficiencia de los recursos.
En este ejemplo utilizaremos el programa gratuito de facturación Factusol, una base de datos Access y una hoja de cálculo Excel con la finalidad de montar un reporting sencillo que se actualiza automáticamente y aprovecha la entrada de datos en Factusol.

Descargar ejemplo de Módulo de Control de Gestión









¿Se adapta su actual Sistema de Costes a las necesidades de su empresa?

El diseño y revisión del Sistema de Costes presenta grandes quebraderos de cabeza, pero su buen desempeño tiene una importancia vital en la gestión ya que traduce en términos económicos todo lo que pasa en la empresa e influye por tanto en todas las decisiones que tienen un efecto económico.

Cuando nos encontramos con el sistema delante, nos solemos preguntar:

¿Qué puedo hacer con el sistema?

¿Mejor utilizar históricos o estándares?

¿Crear centros de costes y/o centros de responsabilidad?

¿Cómo reparto los costes entre los productos y clientes?

¿Son lógicas las claves de asignación y de reparto que utilizo?

¿A quién va dirigida la información?

¿Cómo tomar decisiones sobre costes fijos?

¿Cómo cuadrar la información de costes con la contable?

¿Cómo utilizarla para elaborar presupuestos?

¿Cómo utilizarla para generar planes de ahorro?

¿Tengo la estructura optimizada?

¿Cómo relaciono costes y rendimiento?

¿Cómo coordinar la información con los diferentes departamentos de la empresa?

¿Cómo alinearla con la estrategia? …

Los Sistemas de Costes están integrados en la cultura de gestión de la empresa, adaptados a su personalidad, a sus miembros, a su estilo, a su forma de dirigir, a su responsable, a su finalidad.

Son sistemas flexibles que avanzan al mismo ritmo que lo hace la empresa, parten desde una base sólida que evoluciona conforme vamos obteniendo experiencia en su utilización con el objetivo de alcanzar la excelencia en la gestión.

Se elaboran de forma artesanal y personalizada y utilizan cualquier medio de información y comunicación disponible en la empresa, como ERP’s, Programas de Contabilidad y Facturación, Access, Excel, PDA’s, Correo Electrónico, papel…

En la actualidad gracias a la informática de gestión los especialistas en Costes suelen utilizar las siguientes herramientas combinadas entre sí:

Programa de Gestión: Entrada de datos.

Access: Entrada de datos, organización, combinación y proceso de la información.

Excel: Entrada de datos, cálculo, simulación y presentación.



Es recomendable que el Controller de la empresa revise con frecuencia el Sistema de Costes para detectar oportunidades de mejora y comprobar que se encuentra alineado con la estrategia.








Orden de Fabricación 3 en 1 (Orden de Fabricación + Escandallo + Inventario)

Ejemplo de documento para el control de una Orden de Fabricación, control de Trazabilidad e Inventario, y que al mismo tiempo realiza las funciones de Escandallo para el control de costes de un lote de fabricación en una empresa de alimentación.

Objetivo de Control:
- Mermas
- Target Costing
- Actividades que no generan valor añadido
- Productividad
- Trazabilidad e Inventario
- Consumo de materias primas y horas

Las Horas-Hombre se pueden desglosar en actividades, como tiempo de envasado, manipulación... Con el fin de determinar la aportación de cada actividad al coste total y tomar acciones para la optimización.

Descargar ejemplo de Orden de Fabricación













Cuadro de Control de Tesorería

Descarga gratis Cuadro de Mando en Excel Nueva Versión

Ahora más que nunca es necesario un estricto control de los flujos monetarios de la empresa, planificar cada Euro que entra y sale es vital para asegurar la continuidad del negocio.
Tomar decisiones sobre lo que va a pasar implica considerar todas las vías de financiación posibles, en este caso introduzco uno de los instrumentos de financiación a corto plazo más utilizados, la póliza de crédito.
En este ejemplo se puede observar el efecto de los periodos medios de cobro y pago y la necesidad de financiación a corto plazo.


Descargar Control de Tesorería








La ruta más sencilla (El mapa estratégico)

Muchas veces lo más sencillo es lo más importante y la más difícil de poner en marcha.

La mayoría de veces se persigue llegar al tejado sin haber construido los cimientos.

Intentar llegar a un sitio sin saber que ruta elegir.

Cuando cogemos un coche para viajar a algún sitio, nos hacemos un esquema mental de que ruta es la mejor, la más corta, la que tenga menos tráfico, la que resulte menos incomoda por el terreno, elegimos la ruta más sencilla para conseguir nuestro objetivo.

Si el viaje es largo, llevamos mapas, hacemos una lista de etapas, controlamos el tiempo de conducción, estamos alerta ante cualquier imprevisto.

Un viaje en coche es comparable al viaje que realiza una empresa para conseguir sus objetivos.

El Mapa Estratégico o "Mapa de Objetivos" alineados con la estrategia, es una herramienta gráfica, sencilla, de fácil aplicación en una PYME, y tan importante como el plano de construcción de un edificio.

Permite a simple vista recordar los aspectos más importantes, la mayoría obvios y esquematizados mentalmente, de la estrategia de la empresa en un periodo de tiempo determinado.

Herramientas tan sencillas como el "Mapa de Objetivos" nos pueden guiar para conseguir cruzar el mar de obstáculos y llegar hasta nuestro destino con menos dificultades.


Ver ejemplo de mapa estratégico















La crisis actual es "una oportunidad para hacer a fondo un examen de la compañía"

23-03-2010 Expansión

En el caso de Inoxpa, la crisis actual es una «una oportunidad para hacer a fondo un examen de la compañía y optimizar aquellos procesos que parecían óptimos en otros momentos pero que, ahora, se antojan mejorables, cuando no un gasto superfluo».
Y por qué no, tal vez situarse mejor en el mercado, «porque la competencia también tiene problemas y quizá no los está solucionando tan bien como nosotros»

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Plan Financiero

Ejemplo de plan financiero con registros para un año compuesto por los elementos básicos de control.

Herramienta simplificada, ágil y muy útil en caso de cálculos de urgencia.

Descargar Plan Financiero



Juego Financiero

Interesante juego financiero publicado hace tiempo en un blog de Expansión que vale la pena recordar, a través del cual se demuestra que los chollos no existen.

Descargar Juego Financiero









Control de Ventas

Herramienta para analizar las variaciones de ventas por productos y por comerciales de un año respecto al anterior y comparar mes a mes.

Descargar Control de Ventas


















Matriz de Ventas y Margen Bruto

Análisis de rentabilidad de productos comparando Ventas y Margen Bruto.

Descargar Análisis














Simulador Precios de Venta (Fabricación)

Simulador de precios de venta teniendo en cuenta actividades de fabricación.

Descargar Simulador de Precios de Venta














Gestionando con optimismo

06/06/2011 | 00:44 Expansión - Eduardo Navarro (Improven)

¿Cambiar o no cambiar? ¡Esa es la cuestión!

Podría empezar este post con multitud de frases hechas: “las empresas deben cambiar para adaptarse al entorno actual”, “la única constante es el cambio”, “la gestión del cambio es muy importante”, etc. pero aunque todo eso es cierto, la realidad práctica de las empresas es que sólo el 30% de las iniciativas de cambio se convierten en realidad. Es decir, que tras muchas buenas ideas, reflexiones, planes, estrategias, etc. que aprendemos en conferencias, libros, consultores, etc. sólo el 30% de todas esas ideas se convierten en realidad. Por ello, la primera cuestión lógica es: “si es tan importante cambiar, ¿por qué hay tantos problemas para conseguirlo?”. La respuesta es que las dificultades se deben a cuatro grandes cuestiones: la falta de método para la gestión del cambio, falta de tiempo y recursos, planes/ideas imposibles de llevar a cabo y la resistencia al cambio por naturaleza de las personas.

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Roig (Mercadona) dice que la crisis "no ha acabado" y augura que "la que viene es gorda"

VALENCIA, 4 Mar. (EUROPA PRESS)

El presidente de Mercadona, Juan Roig, afirmó hoy que la crisis "no ha acabado" y auguró que "la que viene es gorda", por lo que instó a elevar el nivel de productividad, una "responsabilidad" que, a su juicio, hay que asumir "entre todos". Según advirtió, si no se mejora este índice, el nivel de vida de España "se empobrecerá" y el país "lo pagará".

A su juicio, "mejorar la productividad es hacer las cosas mejor, hacerlas con menos recursos, trabajar mejor y más, y esa es la solución", sentenció. Además, consideró que ésta es una tarea que se debe asumir "entre todos", porque esto es "responsabilidad de todos los españoles".

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Punto de Equilibrio

Ejemplo de punto de equilibrio en una empresa de servicios que factura por horas.
Objetivo: Determinar la cantidad que se necesita vender para empezar a obtener beneficios.

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Sistema de Costes Completo (Full Costing)

Ejemplo de Sistema de Costes Completo o Full Costing por acumulación de centros de costes, con repartos de centros principales a auxiliares, y basado en un proceso de fabricación por pedidos.

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Cuenta Analítica de Resultados

Ejemplo de cuenta analítica adaptada a la gestión de la empresa.
Objetivos:
- Mejor comprensión de los elementos que la componen
- Toma de decisiones más eficiente y con menor riesgo
- Facilitar el análisis
- Rápida identificación de desviaciones
- Control de recursos

Descargar Cuenta Analítica















Perspectivas del mapa estratégico

Perspectiva financiera
¿Qué debemos hacer para satisfacer las expectativas de nuestros accionistas?

Perspectiva clientes
¿Qué debemos hacer para satisfacer las necesidades de nuestros clientes?

Perspectiva procesos
¿En qué procesos debemos ser excelentes para satisfacer esas necesidades?

Perspectiva recursos
¿Qué aspectos son críticos para poder mantener esa excelencia?

Ver ejemplo práctico


Indicadores de Gestión

Ejemplo de Indicadores de Gestión.

Descargar ejemplos Indicadores de Gestión









Formulario de Liquidación de Gastos de Viaje

Descarga gratis Cuadro de Mando en Excel Nueva Versión


Ejemplo de Formulario de liquidación de Gastos de Viaje.

Descargar Formulario Gastos de Viaje






















Simulador Precios de Venta

Herramienta para simulación de precios de venta en función del tipo de producto, el país en el se fabrique y en el que se venda.

El simulador es sencillo al igual que todo lo relacionado con control de gestión, si disponemos de la información adecuada, en este caso los costes, las herramientas para la toma de decisiones se simplifican.

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Decisiones sobre operaciones en Bolsa

Herramienta para toma de decisiones sencillas de compra-venta de acciones bursátiles.

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