Herramientas de Control de Gestión

El 64,8% del total de las empresas españolas tendrá cloud computing en 2014

2011-09-10T10:07:00.000+02:00

05/09/2011 www.consultoras.org

En un periodo de tres años, el número de empresas españolas que se subirán a la nube se multiplicará por cuatro, y la pyme será especialmente activa en este proceso, según un estudio de CB Consulting.

Fuente: www.computing.com Fecha: 05.09.2011

El número de empresas que tienen pensado implantar un modelo de cloud computing de cara al año 2014, será tres veces superior al ritmo de las actuales, lo que supone que el número de compañías se multiplicará por cuatro en este espacio de tres años, de acuerdo con un estudio de CB Consulting realizado a más de 400 firmas nacionales.

El informe concluye que el 64,8% de las empresas se habrá subido a la nube, aunque los niveles de penetración del cloud variarán de acuerdo con el tamaño de la empresa. En el caso de las grandes organizaciones, las implantaciones cloud alcanzarán al 83,2%, mientras que en el caso de las pymes, la nube se subirá al 58,5%. Destaca que un 54,4% de las pymes más pequeñas, -es decir, aquellas que cuentan con entre 10 y 49 empleados- habrán implantado el cloud computing.

Por sectores de actividad, el estudio recoge que el segmento Finanzas será el más activo, ya que, si se cumplen las previsiones, el 100% de las empresas encuestadas tendrán proyectos de cloud computing a finales de 2014. No obstante, también resulta muy destacable que en la Administración Pública un 97,6% de las entidades habrá elegido alguna aplicación en modo cloud, mientras que, por el contrario, el sector de Industria seguirá siendo el más rezagado.

La nube, hoy
Otras conclusiones del informe apuntan a que actualmente destaca que un 15,8% de las compañías posee alguna implantación de cloud computing, porcentaje que sube hasta un 35,6% en las grandes empresas, y que baja al 9% en el global de las pymes. El mayor grado de implantación actual es en el sector público, con un 24,4% del total de las organizaciones del mismo, y en el sector Finanzas, presente en un 19% de empresas. También sobresale el 17,1% del sector Servicios, mientras que en el caso concreto de Industria, el nivel de participación de cloud computing es bastante bajo, un 10,1% del total de las empresas de este sector.

Ejemplo de gráfico para scorecard en línea con Bullet Graph de Stephen Few

2011-07-24T21:23:00.008+02:00

Os presento un gráfico parecido al creado por Stephen Few con la finalidad de sustituir los gráficos gauge utilizados en scorecards.

Es un sencillo ejemplo en el que no es necesario insertar ningún gráfico y que solamente utiliza formatos condicionales con fórmulas. Es imprescindible realizarlo y utilizarlo con Excel 2010 ya que es necesario 4 condicionales. Los valores del gráfico van de 5% a 5% pero se pueden modificar según las necesidades.

También se pueden modificar los parámetros del semáforo y los valores del dato real y del objetivo.

Solo se puede utilizar con Excel 2010 debido a los condicionales.

Ver ejemplo

Ver artículo Bullet Graph de Stephen Few

Ver otros artículos de Stephen Few

Ejemplos de cómo no se debe presentar la información, por Stephen Few. Muy interesante y didáctico.

Ver ejemplos

Ahorro de tiempo y trabajo en los procesos de controlling

2011-07-24T14:34:00.005+02:00

Una forma de ahorrar tiempo y trabajo en los procesos de control de gestión es eliminar la introducción de datos de forma manual en cualquier sistema de proceso de información.

La función del Controller no es crear la información, la información suele estar generada por las áreas o departamentos de actividad (Operaciones, Comercial, RRHH….) Si el controller crea la información, se está produciendo un doble trabajo y por tanto un doble o triple coste del proceso.

El responsable de control de gestión no suele ir al área de fabricación a anotar cuál ha sido el volumen de unidades fabricadas del día ni las horas que se han empleado para producirlas. El controller pone a disposición del departamento de fabricación las herramientas necesarias para su obtención.

Si el departamento de fabricación usa papel y bolígrafo para anotar las unidades fabricadas, posteriormente alguien tendrá que introducirlo en un sistema electrónico, de lo contrario no sirve de nada anotarlas en papel. ¿Qué aportan las unidades fabricadas anotadas en papel? ¿Sirven para pagar primas? ¿Analizar la productividad del personal o de las máquinas? ¿Analizar la rentabilidad del departamento o de un centro de costes? ¿Controlar los inventarios? ¿Controlar la capacidad de fabricación de la planta? ¿Programar necesidades de suministro de materias primas? ¿Optimizar las cargas de envíos a los clientes?

La información de las unidades fabricadas en papel no sirve de nada si no se relaciona con el resto de información de la empresa.

Por lo tanto de alguna forma tienen que acabar en el sistema de gestión y no archivadas en un cajón. Así que si se anotan en papel, posteriormente se tendrán que registrar de forma electrónica. DOBLE TRABAJO.

¿Quién tiene que traducir la información de papel y registrarla de forma electrónica? ¿Un director de producción? ¿Un controller? ¿Un administrativo? ¿Cuál es el coste por hora de estas personas? ¿Lo tiene que hacer alguien de producción? ¿Cuál es su coste por hora? ¿Cuál es el coste de oportunidad de estas personas? Si están registrando la información de las anotaciones de papel, no están realizando las funciones por las que se les paga, que son producir, controlar, tomar decisiones sobre la fabricación…. Al coste del tiempo empleado habría que añadirle el coste del tiempo perdido que no le dedican a generar valor para la empresa.

Lo ideal es que la información se pudiese generar de forma automática y que se introdujese directamente en el sistema, algunos procesos avanzados de fabricación funcionan de esta forma, pero no es lo que ocurre en la mayoría de las empresas.

En la mayoría de las empresas se tiene que realizar un DOBLE TRABAJO.

Por lo tanto el objetivo del controller es reducir al máximo el tiempo de ese doble trabajo. En algunas empresas estos procesos se convierten en un verdadero problema. Se pasan más tiempo buscando, transportando y preocupándose por la información que por el verdadero valor añadido que es diseñar, fabricar, vender….

Con la tecnología actual es posible reducir al máximo estos procesos, desde lápices electrónicos que al escribir registran la información directamente en los sistemas de información, lectores de radiofrecuencia, PDA’s, ordenadores, cualquier dispositivo móvil, hasta sencillas plantillas para introducción de datos y envío automático a los sistemas… ¿Es necesario invertir en la última tecnología para reducir al máximo el proceso de gestión de datos? Depende del coste-beneficio.

Imaginemos el almacén de una gran superficie de distribución, moviendo al día toneladas de mercancía, los registros manuales serían inviables, el coste sería astronómico, la inversión en un sistema de lectores de radiofrecuencia ahorraría tiempo y dinero y posiblemente se amortice en poco tiempo, a cambio de la reducción del tiempo y las necesidades del personal.

Gran dilema, ¿sustitución de tecnología por trabajo?

Para las pequeñas empresas que no necesitan invertir en los últimos avances tecnológicos hay recursos disponibles que no requieren inversión y que pueden ayudar a reducir enormemente el tiempo de los procesos.

Por ejemplo el uso de un ordenador con una plantilla Excel que se pueda enviar de forma electrónica una vez se ha completado el registro, aunque lo ideal sería que el generador de la información pudiera alimentar el sistema de forma directa, pero muchas veces debido al coste del propio sistema, a la complejidad del mismo, o al miedo a la seguridad de los accesos, hace que se mantenga el proceso de anotación manual.

Así que el que crea la información sigue perdiendo tiempo, el que procesa la información también y el usuario final de la información posiblemente no la reciba a su debido tiempo ni con la fiabilidad que corresponde.

¿Cuál es la rentabilidad de crear y procesar la información para que el usuario final pueda tomar una decisión cuyo valor supere al coste?

¿Dónde se encuentra el equilibrio del coste-beneficio en la creación de información para su posterior procesamiento y toma de decisiones?

¿Vale la pena realizar estudios de rentabilidad de estos procesos que parecen poco importantes?

Todo parece indicar que pequeños pasos ayudan a una organización a mejorar su rentabilidad y competitividad.

La eliminación de una simple hoja papel en la organización, siempre que ese documento no tenga que ser firmado, puede suponer un pequeño paso hacia la evolución de un proceso de mejora continua.

Ayuda a la reducción de tiempos, a la fiabilidad de la información, a una mejor organización, a la reducción del espacio físico, a la rapidez en la disponibilidad de la información, y hasta una reducción del consumo de recursos naturales.

Alimentar los sistemas de información de forma automática tiene grandes ventajas siempre que el coste de inversión no supere los beneficios.

En el artículo anterior muestro como alimentar un Balanced Scorecard en Excel de forma automática.

Ver ejemplo

Actualizar de forma automática datos reales en un Excel Balanced Scorecard

2011-07-24T11:25:00.007+02:00

Si utilizamos una herramienta de scorecard o cuadro de mando en Excel, el inconveniente que nos encontramos todos los meses es el actualizar la información de datos reales de forma manual.

Si tenemos pocos objetivos el proceso puede ser rápido, siempre y cuando tengamos la información disponible para procesarla rápidamente en el cuadro de mando.

Un ejemplo del proceso.

Realizar consultas en el ERP, consulta por cada valor, en algunos casos imprimir informe de la consulta, en algunos casos sumar valores manualmente, en algunos casos añadir ajustes. En otros casos consultar el valor de un indicador al responsable del objetivo. Consultar en otras hojas Excel, archivos de texto, pdfs, words, bases de datos, documentos en papel…. Llamar al proveedor para que nos proporcione un dato que no podemos encontrar en el ERP. Esperar a que el contable vuelva de vacaciones para que nos proporcione una cifra. Comprobar que los datos sean validos. Introducir los datos a mano en la hoja de cálculo, comprobar que no hemos cometido ningún error al introducirlos. Comprobar que las fórmulas estén bien. Comprobar que los gráficos se comportan como se espera. Comprobar que el formato del gráfico sea el adecuado.

Lo normal sería que toda la información a procesar en un cuadro de mando estuviese en un ERP o en un sistema de gestión, pero no siempre es así.

En caso de tener toda la información en un ERP, base de datos o sistema de gestión, el proceso se simplificaría y con una simple consulta podríamos alimentar la aplicación. ¿De forma manual o de forma automática?

Si tenemos la información en el ERP o sistema de gestión, las tablas de datos o las consultas que necesitamos se pueden vincular a una base de datos Access. Este es el paso más complejo ya que necesitamos saber dónde está la información que tenemos que procesar para poder seleccionarla. Imaginemos que no lo sabemos, sería inviable vincular toda la información del ERP en un Access. Una vez seleccionada y vinculada la información que necesitamos. Access permite consultas más detalladas y específicas, así reducimos la cantidad de información que necesitamos procesar.

El último paso y el más sencillo, es volcar la información de forma automática a Excel. Anteriormente hemos construido los cimientos, y este paso es el equivalente a construir el tejado de la casa.

En Excel 2010 lo vemos de forma sencilla e intuitiva en la pestaña DATOS.

Si utilizamos Excel 2003, lo podemos ver en Datos – Obtener datos externos – Importar datos.

El funcionamiento es el mismo en ambas versiones, conectar la hoja Excel a una fuente de datos externa y aplicar las opciones que necesitemos para su automatización.

Excel tiene la opción de importar datos de forma automática de Access, webs …. Y automatizar la actualización del proceso cuando abrimos la hoja de cálculo o cada cierto tiempo.

Finalmente ya hemos volcado la información que necesitábamos en la hoja Excel, previamente seleccionada y filtrada a través de consultas en Access, de esta forma reducimos la cantidad de información y el archivo es pequeño y manejable.

Una vez volcada la información solo queda relacionarla con los indicadores que tenemos establecidos para cada objetivo con el fin de compararlos y presentarlos con llamativos semáforos de alerta y gráficos de evolución. A ser posible de forma mensual.

Mediante este proceso posiblemente ahorremos más del 95% del tiempo administrativo que nos llevaría actualizar de forma manual un cuadro de mando. Un coste importante, ya que añadiendo el coste de oportunidad, el coste total se multiplica por 2 o por 3. Un cuadro de mando sirve para controlar y analizar la información para tomar decisiones clave de la empresa y no para pasar el tiempo como con un sudoku.

Si pasamos más tiempo generando la información que analizando y tomando decisiones, el coste del cuadro de mando supera con creces el beneficio obtenido.

Por esta razón es importante hacer un estudio de rentabilidad de las aplicaciones de cuadro de mando que se pretenden utilizar, analizar el proceso de obtención de información, analizar el tiempo actualización de la información del cuadro de mando, analizar el tiempo de proceso de comprobación de datos dentro del cuadro de mando, y analizar el valor real de un cuadro de mando, el tiempo de proceso de control, análisis y toma de decisiones.

Puedes ver más en mi ejemplo de cuadro de mando en Excel aquí.

Ejemplo cuadro de mando

Versión Excel 2003, funciona sin macros.

¿Cómo hacer un cuadro de mando en Excel?

2011-07-24T10:03:00.005+02:00

Elaborar un cuadro de mando en Excel es relativamente sencillo si se está acostumbrado a utilizar esta aplicación.

Los elementos clave son la introducción de objetivos y la introducción de datos reales con el fin de compararlos, hacer seguimiento y comunicarlos, así como establecer los criterios de prioridades de objetivos establecidos por Kaplan y Norton a través de los mapas estratégicos.

Es fácil comprar 2 valores en una hoja Excel, uno es el objetivo a alcanzar y el otro es la realidad que ha ocurrido, a partir de este concepto básico la información se puede presentar de múltiples formas en función de las necesidades de la empresa.

El problema es que una empresa se compone de múltiples variables relacionadas entre sí. Los objetivos dependen unos de otros, unos son más importantes que otros, unos son adecuados para unas funciones, unos son claves a nivel estratégico y otros a nivel operativo.

Cuando una empresa decide implantar un cuadro de mando, lo último que tiene que preocuparse es en la herramienta. Un libro Excel como el que os podéis descargar aquí es suficiente para llevar un control de los objetivos a través de los indicadores y sus registros reales.

Descargar cuadro de mando

Versión Excel 2003, funciona sin macros.

Lo importante del cuadro de mando, es tener claro la estrategia, tener claro qué se quiere conseguir y cómo se va a hacer. Hay que tener un mapa mental claro de qué camino hay que seguir para alcanzar la misión empresarial.

Las herramientas simplifican el trabajo y presentan de una forma organizada la información. Para muchas organizaciones la herramienta se ha convertido en lo importante porque tienen claro el proceso estratégico y necesitan una aplicación en el que poder plasmar las ideas con valores.

Cuando una empresa ha alcanzado el nivel óptimo en la curva de aprendizaje del proceso estratégico, lo que le preocupa no es solo plasmar la información en una herramienta sino ¿Cuánto tiempo va a llevar el mantenimiento de la información? ¿Introducción de datos de forma manual o actualización automática a través del ERP? ¿Cómo distribuir la información a los usuarios? ¿Necesito instalar la herramienta en todos los equipos de la empresa? ¿Cuál es el coste – beneficio de este tipo de aplicaciones y el trabajo que conllevan? ¿Están mis datos claves empresariales seguros en una hoja Excel?

¿Se puede llevar un cuadro de mando con un libro Excel? Claro que si, además se puede llevar de una forma muy profesional Ejemplo cuadro de mando en Excel
Versión Excel 2003, funciona sin macros.

¿Existen alternativas a un cuadro de mando en Excel que no supongan una inversión? ¿Qué me ahorren gastos de proceso de la información? ¿Una aplicación en las que mis datos estarán seguros? ¿Y que no suponga un trabajo ni un esfuerzo el distribuir a los usuarios de la información? Claro que si, podrás encontrar esta alternativa en mi ejemplo de cuadro de mando en Excel. Alternativas a un cuadro de mando en Excel
Versión Excel 2003, funciona sin macros.

Si tienes alguna cuestión sobre el funcionamiento de mi cuadro de mando en Excel no dudes en consultarme.

Cuadro de Mando Excel gratis

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Harvard descifra el secreto del 'modelo Mercadona'

2010-07-31T11:00:00.004+02:00

Fuente: www.expansion.com (30-07-10)

La productividad por empleado es superior a todos sus competidores en España y EEUU.

En 2008, la productividad por empleado (232.260 euros de ventas) mejoraba en un 18% los datos del resto de supermercados en España y también en Estados Unidos. La compañía se ha volcado en la formación de los trabajadores, con una inversión media por empleado de 1.000 euros al año, en 2008; y ha procurado mejorar las condiciones de los empleados, con un trabajo y horario estable.

La cadena diseñó un plan para reducir los precios un 17% (el grupo consiguió ahorrar en 100 euros el gasto medio por hogar en alimentación), atraer un 8% más de clientes y conseguir un aumento de la compra media del 5%. En 2009, el grupo valenciano trazó su hoja de ruta, que supuso una reducción de la oferta (se eliminaron alrededor de mil referencias) y de los beneficios, junto una serie de mejoras internas en los procesos para ahorrar costes.

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La gestión de riesgos y los sistemas 'business inteligence', asignaturas pendientes de los directores financieros

2010-05-18T18:10:00.005+02:00

18-05-10 www.valenciaplaza.com

Los departamentos financieros de las organizaciones con mejores resultados han reconocido la importancia que tiene la aplicación de ‘business intelligence' en la gestión. Han dedicado tiempo a entender los diferentes factores que generan valor para el negocio, alinear conjuntos de datos diversos para que sean coherentes con los principales parámetros de negocio e invertir más en la clase de tecnología que aporta los datos adecuados a los responsables de la toma de decisiones.

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Sistema de Costes Completo (Full Costing) II

2010-05-14T11:32:00.007+02:00

En el anterior ejemplo de elaboración de un Sistema de Costes Completo se incluía conceptos como definición de centros de costes principales y auxiliares y asignación de costes directos e indirectos con la finalidad de calcular el coste de los productos, el coste de venta a clientes, el análisis de centros de costes y procesos, con los datos de un periodo determinado de tiempo bien con datos históricos o con datos estándares.
Este tipo de Sistema de Costes requiere un tiempo de diseño, de desarrollo, de puesta en marcha, de aprendizaje, de seguimiento y de integración en la cultura de la empresa y en el sistema de toma de decisiones, lo que genera que los resultados no sean inmediatos pero si de un gran beneficio a medio plazo debido a la precisión y estabilidad del sistema una vez superado el periodo de implantación y aprendizaje.

Si lo que se requiere es un plan de choque o de acción inmediata para el cálculo de rentabilidades en empresas que no tienen muy desarrollado el Sistema de Control de Gestión, es recomendable la elaboración de un Sistema de Costes que no contemple de inicio la definición de centros principales y el reparto de centros auxiliares.
El tiempo de puesta en marcha de este tipo de sistemas suele ser de un mes, aunque dependerá de la cantidad, calidad y disponibilidad de la información de la empresa, por lo que los resultados son visibles muy a corto plazo.
El objetivo de este sistema es proporcionar información sobre que productos y clientes son rentables y cuales no y en que medida afectan las partidas de gastos a la rentabilidad.
El proceso consiste en trasladar la cuenta de resultados contable de un periodo determinado de tiempo, generalmente un año, a productos y clientes con datos históricos o estándares, por lo que el resultado contable histórico total o el resultado contable presupuestado deberá coincidir con el resultado del informe de rentabilidad.
El aspecto más crítico es la definición de las claves de reparto de los costes indirectos ya que dependerán de la información disponible en la empresa y de un criterio lógico de reparto que permita tomar decisiones acertadas y precisas.

Su elaboración y mantenimiento no es complicado si se sabe como organizar toda la información y procesarla ya que suele estar disponible y en circulación por la empresa.
Es un sistema que genera resultados muy rápidos, por lo que es ideal para el diagnóstico de una empresa con carácter de urgencia.

El siguiente gráfico muestra los elementos básicos que componen este sistema y su objetivo final.

Descargar gráfico de Sistema de Costes Completo

Obeteniendo liquidez sin necesidad de financiación externa

2010-05-07T13:17:00.007+02:00

En muchas ocasiones recurrimos a la financiación externa y no nos planteamos que por nuestra empresa circula una gran cantidad de fondos que si los gestionásemos eficientemente podrían hacer mejorar nuestra situación financiera, si bien no erradicar todo el problema si solucionar buena parte del mismo.

Uno de estos grandes fondos son los INVENTARIOS.

Si calculamos el tiempo medio que transcurre desde que compramos la materia prima o la mercadería hasta que la facturamos al cliente a través de un producto terminado, podemos llevarnos algún susto o sorpresa de lo elevado que puede llegar a ser, y eso sin tener en cuenta la diferencia de tiempo desde que pagamos al proveedor la materia prima o mercadería hasta que la cobramos a través del producto terminado, si es que llegamos a cobrarlo, por parte del cliente, lo que determinará en gran parte nuestra capacidad de generar liquidez.

Esto nos plantea las siguientes cuestiones.
¿Por qué un tiempo tan elevado? ¿Es realmente necesario un tiempo tan elevado?
¿Qué consecuencias tiene?
¿Cuánto cuesta financiarnos externamente? ¿Podemos reducir el coste financiero?
¿Cuánto espacio estamos utilizando de almacén y qué gastos generan?
¿Realizamos movimientos innecesarios de materiales? ¿Cuánto tiempo se pierde por la no localización del material o su pérdida?
¿Cuánto material se pierde por daños u obsolescencia?
¿Controlamos estos costes?
¿Estamos financiando a nuestros clientes a coste cero y financiándonos externamente a un coste superior a la rentabilidad obtenida con nuestra actividad principal?
¿Estamos comprando grandes volúmenes de materia prima o mercadería para aprovechar los descuentos sin tener en cuenta su rotación y sin saber la repercusión que puede tener en nuestra tesorería?
¿Tenemos productos con poca rotación que podrían tener salida con una promoción reduciendo de esta forma el margen pero sin dejar de ser rentable?

¿Qué podemos hacer para reducir los inventarios y por tanto el periodo medio de maduración financiado por el Fondo de Maniobra con el fin de mejorar la capacidad de generar liquidez?
Para empezar, hay que calcular el periodo medio de maduración.
Como bien dice un brillante profesor "you get what you measure"

Gráfico para análisis del Periodo medio de Maduración

Elaboración de Presupuestos, Control y Reporting

2010-04-22T13:47:00.008+02:00

Herramienta que tiene como objetivo facilitar la elaboración de presupuestos de gastos por cuentas, grupos de codificación interna, centros de costes y centros de responsabilidad, y facilitar el control y reporting de gastos reales clasificados con la misma estructura que el presupuesto.

Herramienta diseñada con la finalidad de importar datos de un ERP, programa de gestión o de contabilidad y adaptarse a cualquier tipo de empresa.

Descargar ejemplo de Elaboración de Presupuestos

Creando un módulo de Control de Gestión en Excel

2010-04-20T23:39:00.009+02:00

Siguiendo la línea del post anterior, los sistemas de costes no están regulados por una norma, por lo que es difícil encontrar un software de serie que se adapte a las necesidades de la empresa, es el sistema el que tiene que adaptarse a los objetivos de la empresa, por tanto hay que aprovechar todos los medios de información disponibles.
El Controller es el primero que tiene que dar ejemplo en optimización y eficiencia de los recursos.
En este ejemplo utilizaremos el programa gratuito de facturación Factusol, una base de datos Access y una hoja de cálculo Excel con la finalidad de montar un reporting sencillo que se actualiza automáticamente y aprovecha la entrada de datos en Factusol.

Descargar ejemplo de Módulo de Control de Gestión

¿Se adapta su actual Sistema de Costes a las necesidades de su empresa?

2010-04-20T23:32:00.010+02:00

El diseño y revisión del Sistema de Costes presenta grandes quebraderos de cabeza, pero su buen desempeño tiene una importancia vital en la gestión ya que traduce en términos económicos todo lo que pasa en la empresa e influye por tanto en todas las decisiones que tienen un efecto económico.

Cuando nos encontramos con el sistema delante, nos solemos preguntar:

¿Qué puedo hacer con el sistema?

¿Mejor utilizar históricos o estándares?

¿Crear centros de costes y/o centros de responsabilidad?

¿Cómo reparto los costes entre los productos y clientes?

¿Son lógicas las claves de asignación y de reparto que utilizo?

¿A quién va dirigida la información?

¿Cómo tomar decisiones sobre costes fijos?

¿Cómo cuadrar la información de costes con la contable?

¿Cómo utilizarla para elaborar presupuestos?

¿Cómo utilizarla para generar planes de ahorro?

¿Tengo la estructura optimizada?

¿Cómo relaciono costes y rendimiento?

¿Cómo coordinar la información con los diferentes departamentos de la empresa?

¿Cómo alinearla con la estrategia? …

Los Sistemas de Costes están integrados en la cultura de gestión de la empresa, adaptados a su personalidad, a sus miembros, a su estilo, a su forma de dirigir, a su responsable, a su finalidad.

Son sistemas flexibles que avanzan al mismo ritmo que lo hace la empresa, parten desde una base sólida que evoluciona conforme vamos obteniendo experiencia en su utilización con el objetivo de alcanzar la excelencia en la gestión.

Se elaboran de forma artesanal y personalizada y utilizan cualquier medio de información y comunicación disponible en la empresa, como ERP’s, Programas de Contabilidad y Facturación, Access, Excel, PDA’s, Correo Electrónico, papel…

En la actualidad gracias a la informática de gestión los especialistas en Costes suelen utilizar las siguientes herramientas combinadas entre sí:

Programa de Gestión: Entrada de datos.

Access: Entrada de datos, organización, combinación y proceso de la información.

Excel: Entrada de datos, cálculo, simulación y presentación.

Es recomendable que el Controller de la empresa revise con frecuencia el Sistema de Costes para detectar oportunidades de mejora y comprobar que se encuentra alineado con la estrategia.

Orden de Fabricación 3 en 1 (Orden de Fabricación + Escandallo + Inventario)

2010-04-20T23:27:00.007+02:00

Ejemplo de documento para el control de una Orden de Fabricación, control de Trazabilidad e Inventario, y que al mismo tiempo realiza las funciones de Escandallo para el control de costes de un lote de fabricación en una empresa de alimentación.

Objetivo de Control:
- Mermas
- Target Costing
- Actividades que no generan valor añadido
- Productividad
- Trazabilidad e Inventario
- Consumo de materias primas y horas

Las Horas-Hombre se pueden desglosar en actividades, como tiempo de envasado, manipulación... Con el fin de determinar la aportación de cada actividad al coste total y tomar acciones para la optimización.

Descargar ejemplo de Orden de Fabricación

Cuadro de Control de Tesorería

2010-04-20T23:14:00.011+02:00

Descarga gratis Cuadro de Mando en Excel Nueva Versión

Ahora más que nunca es necesario un estricto control de los flujos monetarios de la empresa, planificar cada Euro que entra y sale es vital para asegurar la continuidad del negocio.
Tomar decisiones sobre lo que va a pasar implica considerar todas las vías de financiación posibles, en este caso introduzco uno de los instrumentos de financiación a corto plazo más utilizados, la póliza de crédito.
En este ejemplo se puede observar el efecto de los periodos medios de cobro y pago y la necesidad de financiación a corto plazo.

Descargar Control de Tesorería

La ruta más sencilla (El mapa estratégico)

2010-04-20T23:08:00.011+02:00

Muchas veces lo más sencillo es lo más importante y la más difícil de poner en marcha.

La mayoría de veces se persigue llegar al tejado sin haber construido los cimientos.

Intentar llegar a un sitio sin saber que ruta elegir.

Cuando cogemos un coche para viajar a algún sitio, nos hacemos un esquema mental de que ruta es la mejor, la más corta, la que tenga menos tráfico, la que resulte menos incomoda por el terreno, elegimos la ruta más sencilla para conseguir nuestro objetivo.

Si el viaje es largo, llevamos mapas, hacemos una lista de etapas, controlamos el tiempo de conducción, estamos alerta ante cualquier imprevisto.

Un viaje en coche es comparable al viaje que realiza una empresa para conseguir sus objetivos.

El Mapa Estratégico o "Mapa de Objetivos" alineados con la estrategia, es una herramienta gráfica, sencilla, de fácil aplicación en una PYME, y tan importante como el plano de construcción de un edificio.

Permite a simple vista recordar los aspectos más importantes, la mayoría obvios y esquematizados mentalmente, de la estrategia de la empresa en un periodo de tiempo determinado.

Herramientas tan sencillas como el "Mapa de Objetivos" nos pueden guiar para conseguir cruzar el mar de obstáculos y llegar hasta nuestro destino con menos dificultades.

Ver ejemplo de mapa estratégico

La crisis actual es "una oportunidad para hacer a fondo un examen de la compañía"

2010-04-20T22:26:00.006+02:00

23-03-2010 Expansión

En el caso de Inoxpa, la crisis actual es una «una oportunidad para hacer a fondo un examen de la compañía y optimizar aquellos procesos que parecían óptimos en otros momentos pero que, ahora, se antojan mejorables, cuando no un gasto superfluo».
Y por qué no, tal vez situarse mejor en el mercado, «porque la competencia también tiene problemas y quizá no los está solucionando tan bien como nosotros»

Leer noticia completa

Plan Financiero

2010-04-20T22:16:00.007+02:00

Ejemplo de plan financiero con registros para un año compuesto por los elementos básicos de control.

Herramienta simplificada, ágil y muy útil en caso de cálculos de urgencia.

Descargar Plan Financiero

Juego Financiero

2010-04-20T22:10:00.007+02:00

Interesante juego financiero publicado hace tiempo en un blog de Expansión que vale la pena recordar, a través del cual se demuestra que los chollos no existen.

Descargar Juego Financiero

Control de Ventas

2010-04-20T22:01:00.008+02:00

Herramienta para analizar las variaciones de ventas por productos y por comerciales de un año respecto al anterior y comparar mes a mes.

Descargar Control de Ventas

Matriz de Ventas y Margen Bruto

2010-04-20T16:54:00.009+02:00

Análisis de rentabilidad de productos comparando Ventas y Margen Bruto.

Descargar Análisis

Simulador Precios de Venta (Fabricación)

2010-04-20T16:49:00.008+02:00

Simulador de precios de venta teniendo en cuenta actividades de fabricación.

Descargar Simulador de Precios de Venta

Gestionando con optimismo

2010-04-20T16:45:00.008+02:00

06/06/2011 | 00:44 Expansión - Eduardo Navarro (Improven)

¿Cambiar o no cambiar? ¡Esa es la cuestión!

Podría empezar este post con multitud de frases hechas: “las empresas deben cambiar para adaptarse al entorno actual”, “la única constante es el cambio”, “la gestión del cambio es muy importante”, etc. pero aunque todo eso es cierto, la realidad práctica de las empresas es que sólo el 30% de las iniciativas de cambio se convierten en realidad. Es decir, que tras muchas buenas ideas, reflexiones, planes, estrategias, etc. que aprendemos en conferencias, libros, consultores, etc. sólo el 30% de todas esas ideas se convierten en realidad. Por ello, la primera cuestión lógica es: “si es tan importante cambiar, ¿por qué hay tantos problemas para conseguirlo?”. La respuesta es que las dificultades se deben a cuatro grandes cuestiones: la falta de método para la gestión del cambio, falta de tiempo y recursos, planes/ideas imposibles de llevar a cabo y la resistencia al cambio por naturaleza de las personas.

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Roig (Mercadona) dice que la crisis "no ha acabado" y augura que "la que viene es gorda"

2010-04-20T16:41:00.004+02:00

VALENCIA, 4 Mar. (EUROPA PRESS)

El presidente de Mercadona, Juan Roig, afirmó hoy que la crisis "no ha acabado" y auguró que "la que viene es gorda", por lo que instó a elevar el nivel de productividad, una "responsabilidad" que, a su juicio, hay que asumir "entre todos". Según advirtió, si no se mejora este índice, el nivel de vida de España "se empobrecerá" y el país "lo pagará".

A su juicio, "mejorar la productividad es hacer las cosas mejor, hacerlas con menos recursos, trabajar mejor y más, y esa es la solución", sentenció. Además, consideró que ésta es una tarea que se debe asumir "entre todos", porque esto es "responsabilidad de todos los españoles".

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Punto de Equilibrio

2010-04-20T16:32:00.008+02:00

Ejemplo de punto de equilibrio en una empresa de servicios que factura por horas.
Objetivo: Determinar la cantidad que se necesita vender para empezar a obtener beneficios.

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Sistema de Costes Completo (Full Costing)

2010-04-20T16:22:00.009+02:00

Ejemplo de Sistema de Costes Completo o Full Costing por acumulación de centros de costes, con repartos de centros principales a auxiliares, y basado en un proceso de fabricación por pedidos.

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Cuenta Analítica de Resultados

2010-04-20T16:13:00.009+02:00

Ejemplo de cuenta analítica adaptada a la gestión de la empresa.
Objetivos:
- Mejor comprensión de los elementos que la componen
- Toma de decisiones más eficiente y con menor riesgo
- Facilitar el análisis
- Rápida identificación de desviaciones
- Control de recursos

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Perspectivas del mapa estratégico

2010-04-20T16:06:00.005+02:00

Perspectiva financiera
¿Qué debemos hacer para satisfacer las expectativas de nuestros accionistas?

Perspectiva clientes
¿Qué debemos hacer para satisfacer las necesidades de nuestros clientes?

Perspectiva procesos
¿En qué procesos debemos ser excelentes para satisfacer esas necesidades?

Perspectiva recursos
¿Qué aspectos son críticos para poder mantener esa excelencia?

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Indicadores de Gestión

2010-04-20T16:02:00.008+02:00

Ejemplo de Indicadores de Gestión.

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Formulario de Liquidación de Gastos de Viaje

2010-04-20T15:55:00.010+02:00

Descarga gratis Cuadro de Mando en Excel Nueva Versión

Ejemplo de Formulario de liquidación de Gastos de Viaje.

Descargar Formulario Gastos de Viaje

Simulador Precios de Venta

2010-04-20T15:43:00.014+02:00

Herramienta para simulación de precios de venta en función del tipo de producto, el país en el se fabrique y en el que se venda.

El simulador es sencillo al igual que todo lo relacionado con control de gestión, si disponemos de la información adecuada, en este caso los costes, las herramientas para la toma de decisiones se simplifican.

Descargar Simulador Precios de Venta

Decisiones sobre operaciones en Bolsa

2010-04-20T14:01:00.012+02:00

Herramienta para toma de decisiones sencillas de compra-venta de acciones bursátiles.

Descargar Ibex35 Online