Una forma de ahorrar tiempo y trabajo en los procesos de control de gestión es eliminar la introducción de datos de forma manual en cualquier sistema de proceso de información.
La función del Controller no es crear la información, la información suele estar generada por las áreas o departamentos de actividad (Operaciones, Comercial, RRHH….) Si el controller crea la información, se está produciendo un doble trabajo y por tanto un doble o triple coste del proceso.
El responsable de control de gestión no suele ir al área de fabricación a anotar cuál ha sido el volumen de unidades fabricadas del día ni las horas que se han empleado para producirlas. El controller pone a disposición del departamento de fabricación las herramientas necesarias para su obtención.
Si el departamento de fabricación usa papel y bolígrafo para anotar las unidades fabricadas, posteriormente alguien tendrá que introducirlo en un sistema electrónico, de lo contrario no sirve de nada anotarlas en papel. ¿Qué aportan las unidades fabricadas anotadas en papel? ¿Sirven para pagar primas? ¿Analizar la productividad del personal o de las máquinas? ¿Analizar la rentabilidad del departamento o de un centro de costes? ¿Controlar los inventarios? ¿Controlar la capacidad de fabricación de la planta? ¿Programar necesidades de suministro de materias primas? ¿Optimizar las cargas de envíos a los clientes?
La información de las unidades fabricadas en papel no sirve de nada si no se relaciona con el resto de información de la empresa.
Por lo tanto de alguna forma tienen que acabar en el sistema de gestión y no archivadas en un cajón. Así que si se anotan en papel, posteriormente se tendrán que registrar de forma electrónica. DOBLE TRABAJO.
¿Quién tiene que traducir la información de papel y registrarla de forma electrónica? ¿Un director de producción? ¿Un controller? ¿Un administrativo? ¿Cuál es el coste por hora de estas personas? ¿Lo tiene que hacer alguien de producción? ¿Cuál es su coste por hora? ¿Cuál es el coste de oportunidad de estas personas? Si están registrando la información de las anotaciones de papel, no están realizando las funciones por las que se les paga, que son producir, controlar, tomar decisiones sobre la fabricación…. Al coste del tiempo empleado habría que añadirle el coste del tiempo perdido que no le dedican a generar valor para la empresa.
Lo ideal es que la información se pudiese generar de forma automática y que se introdujese directamente en el sistema, algunos procesos avanzados de fabricación funcionan de esta forma, pero no es lo que ocurre en la mayoría de las empresas.
En la mayoría de las empresas se tiene que realizar un DOBLE TRABAJO.
Por lo tanto el objetivo del controller es reducir al máximo el tiempo de ese doble trabajo. En algunas empresas estos procesos se convierten en un verdadero problema. Se pasan más tiempo buscando, transportando y preocupándose por la información que por el verdadero valor añadido que es diseñar, fabricar, vender….
Con la tecnología actual es posible reducir al máximo estos procesos, desde lápices electrónicos que al escribir registran la información directamente en los sistemas de información, lectores de radiofrecuencia, PDA’s, ordenadores, cualquier dispositivo móvil, hasta sencillas plantillas para introducción de datos y envío automático a los sistemas… ¿Es necesario invertir en la última tecnología para reducir al máximo el proceso de gestión de datos? Depende del coste-beneficio.
Imaginemos el almacén de una gran superficie de distribución, moviendo al día toneladas de mercancía, los registros manuales serían inviables, el coste sería astronómico, la inversión en un sistema de lectores de radiofrecuencia ahorraría tiempo y dinero y posiblemente se amortice en poco tiempo, a cambio de la reducción del tiempo y las necesidades del personal.
Gran dilema, ¿sustitución de tecnología por trabajo?
Para las pequeñas empresas que no necesitan invertir en los últimos avances tecnológicos hay recursos disponibles que no requieren inversión y que pueden ayudar a reducir enormemente el tiempo de los procesos.
Por ejemplo el uso de un ordenador con una plantilla Excel que se pueda enviar de forma electrónica una vez se ha completado el registro, aunque lo ideal sería que el generador de la información pudiera alimentar el sistema de forma directa, pero muchas veces debido al coste del propio sistema, a la complejidad del mismo, o al miedo a la seguridad de los accesos, hace que se mantenga el proceso de anotación manual.
Así que el que crea la información sigue perdiendo tiempo, el que procesa la información también y el usuario final de la información posiblemente no la reciba a su debido tiempo ni con la fiabilidad que corresponde.
¿Cuál es la rentabilidad de crear y procesar la información para que el usuario final pueda tomar una decisión cuyo valor supere al coste?
¿Dónde se encuentra el equilibrio del coste-beneficio en la creación de información para su posterior procesamiento y toma de decisiones?
¿Vale la pena realizar estudios de rentabilidad de estos procesos que parecen poco importantes?
Todo parece indicar que pequeños pasos ayudan a una organización a mejorar su rentabilidad y competitividad.
La eliminación de una simple hoja papel en la organización, siempre que ese documento no tenga que ser firmado, puede suponer un pequeño paso hacia la evolución de un proceso de mejora continua.
Ayuda a la reducción de tiempos, a la fiabilidad de la información, a una mejor organización, a la reducción del espacio físico, a la rapidez en la disponibilidad de la información, y hasta una reducción del consumo de recursos naturales.
Alimentar los sistemas de información de forma automática tiene grandes ventajas siempre que el coste de inversión no supere los beneficios.
En el artículo anterior muestro como alimentar un Balanced Scorecard en Excel de forma automática.
Ver ejemplo
